Lời nói đầu

Trong cuộc sống và công việc, chúng ta sử dụng kỹ năng giao tiếp qua những cuộc nói chuyện với mọi người xung quanh. Vậy giao tiếp có phải là kỹ năng dễ dàng và đương nhiên không cần rèn luyện của mỗi con người khi sinh ra không? Kỹ năng giao tiếp của mỗi người có giống nhau không? Làm thế nào để cải thiện kỹ năng giao tiếp? Vậy chúng ta cùng nhau tìm hiểu và trả lời các câu hỏi này nhé!

I. Tổng quan giao tiếp

Communicate nghĩa là “cho biết hay chia sẻ”. Giao tiếp là hành động tạo nên “hiểu biết chung” giữa người truyền và người nhận thông điệp. 5 quy tắc của giao tiếp:

• Giao tiếp là hành vi học được.
• Giao tiếp luôn có hai phía.
• Khi bạn cải thiện được những kỹ năng giao tiếp, mối quan hệ của bạn với mọi người sẽ được cải thiện.
• Trở thành người giao tiếp hiệu quả là một lựa chọn có ý thức.
• Khi bạn thực hành, kỹ năng sẽ thành tự nhiên.

3 phương thức giao tiếp:

• Dùng từ ngữ
• Dùng giọng nói, ngữ điệu
• Dùng các ngôn ngữ cơ thể

7 cảm xúc chung cần biết và học:

1. Tại sao giao tiếp khó?

Chúng ta cùng nhìn vào mô hình cửa sổ Johari và hãy thử phân tích từng ô cửa? Mô hình cửa sổ Johari được ứng dụng cho các mục đích như:

• Phát triển cá nhân: Cửa sổ Johari có thể cung cấp cho bạn phương pháp nhìn nhận bản thân và hiểu cách người khác nhìn nhận về bạn. Từ đó, bạn có thể dần hoàn thiện bản thân cả về hình ảnh bên ngoài lẫn những giá trị nền tảng bên trong theo cách bạn mong muốn.
• Cải thiện kỹ năng giao tiếp: Hiểu về mình và hiểu cách người khác nhìn nhận về mình, cửa sổ Johari có thể giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình. Ứng dụng Johari có thể giúp bạn dễ dàng giao tiếp với những thành viên trong nhóm, ngay cả với những người mới gia nhập.
• Phát triển nhóm: Mô hình Johari có thể giúp tăng cường kết nối giữa các thành viên trong nhóm trên cơ sở nuôi dưỡng, hình thành sự đồng cảm, thấu cảm giữa các thành viên. Cửa sổ Johari tạo điều kiện thuận lợi để các thành viên có thể chia sẻ, trao đổi, tiến hành các cuộc trò chuyện thoải mái hơn.

=> Kết luận: Cửa sổ Johari có thể ứng dụng hiệu quả và giúp bạn phát triển cá nhân, cải thiện kỹ năng giao tiếp và phát triển nhóm. Thông qua việc vận dụng cửa sổ Johari, bạn có thể làm sâu sắc, gần gũi hơn những mối quan hệ hay làm các cuộc trò chuyện trở nên cởi mở hơn.

II. Mô hình giao tiếp

Sender – Người gửi Receiver – Người nhận Message – Thông điệp Noise – Nhiễu Channel – Kênh giao tiếp

III. Kỹ năng lắng nghe

1. Nguyên nhân nghe kém?

• Không tập trung nghe: vì nghĩ đến việc khác.
• Nghe quá kỹ: cố nghe từng chi tiết, nên bỏ qua mất ý chính.
• Vội kết luận: vì có định kiến, nên vội gán cho người khác ý nghĩ của mình -> làm mất hứng.
• Chú ý bề ngoài: như ăn mặc, giọng nói -> nên không chú ý nghe.
• Ngắt lời: thói quen xấu như nghe điện thoại hay làm việc khác -> làm đứt quãng câu chuyện.
• Thái độ sai: Như thiếu cởi mở, phản ứng tiêu cực, không muốn nghe -> làm sai lạc thông tin…

2. Vấn đề thường gặp khi nghe

Một trong 4 trạng thái khi nghe:

• Phớt lờ (ignoring): không nghe chút nào
• Vờ nghe (pretending): không thực sự nghe
• Nghe phiến diện (selective): chỉ nghe một phần câu chuyện mình thích
• Nghe chăm chú (attentive): chỉ chú ý đến từ ngữ (mà không chú ý đến cảm xúc)

4 cách phản hồi chủ quan nên tránh:

• Đánh giá (evaluate): đồng ý hoặc bất đồng
• Thăm dò (probe): hỏi theo cách tư duy suy diễn của mình
• Tư vấn (advise): cho lời khuyên dựa trên kinh nghiệm chủ quan của mình
• Diễn giải (interpret): cố hiểu động cơ và thái độ của người khác theo động cơ và thái độ của bản thân mình…

3. Người nghe giỏi

• Có ánh mắt giao tiếp thích hợp.
• Chú ý đến ngôn từ và cử chỉ phi ngôn ngữ của người nói.
• Kiên nhẫn và không ngắt lời (cho đến khi người nói hoàn thành).
• Có sự đáp lại qua lời nói và hành động.
• Giọng hỏi không khiêu khích, doạ nạt.
• Có thể tóm tắt, thuật lại ngắn gọn những gì người nói vừa kể.
• Cung cấp những phản hồi mang tính xây dựng
• Có sự đồng cảm (ngôn từ biểu lộ sự thấu hiểu với người nói).
• Bày tỏ sự quan tâm.
• Thể hiện thái độ thích thú và sẵn sàng lắng nghe.
• Không chỉ trích hoặc đánh giá.
• Cởi mở.

4. Người nghe kém

• Ngắt lời người nói (thiếu kiên nhẫn).
• Không có ánh mắt giao tiếp (nhìn xung quanh).
• Phân tán, không chú ý đến người nói.
• Không quan tâm đến những gì người nói kể.
• Không có hoặc rất ít thông tin phản hồi cho người nói.
• Thay đổi chủ đề.
• Chỉ trích.
• Không cởi mở.
• Nói quá nhiều.
• Chỉ quan tâm đến mình.
• Đưa ra những lời khuyên không mong muốn.
• Quá bận để lắng nghe.

=> Kết luận: Để nghe hiệu quả chúng ta cần chú ý.

• Nghe kỹ trước khi nói
• Khi nói phải nghe, khi nghe không nói
• Không phải chỉ nghe bằng tai mà phải nghe bằng mắt và cả trái tim
• Phải vượt qua từ ngữ (verbal), để nắm được cảm xúc và ước muốn của người khác
• Sức mạnh của nghe đến từ con tim “khiêm tốn, chân thành, nhân ái và tĩnh lặng” (positive thinking)
• Bí quyết “3s”: Sociable, sincere, serviable”

IV. Kỹ năng nói (Trình bày)

Khi chuẩn bị trình bày một vấn đề gì chúng ta cần phải áp dụng quy tắc 4W-1H.

1. Cách trình bày giọng nói

• Rõ ràng
• Chậm nhưng tránh nói đều đều dễ ru ngủ người nghe
• Không hét lên nhưng cũng đừng lẩm bẩm
• Dừng giữa chừng
• Nói một cách tự nhiên không đọc slide

2. Cách trình bày ngôn ngữ nói

• Hạn chế “chèn” từ tiếng Anh khi đang nói tiếng Việt
• Hạn chế dùng từ địa phương
• Xưng hô: đúng mực, trung tính.

3. Cách trình bày ngôn ngữ cơ thể

• Tay “múa” vừa phải
• Cơ thể nên di chuyển nhưng tránh đi lại nhiều
• Không đứng chắn giữa người nghe và màn chiếu
• Nét mặt ​​không nên quá nghiêm nghị
• Ánh mắt nhìn bao quát, tránh tập trung vào một điểm
• Nụ cười đúng lúc.

Tổng kết:

Giao tiếp chính là một quá trình trong đó các bên tham gia tạo ra và chia sẻ thông tin, cảm xúc với nhau nhằm mục đích giao tiếp. Dù làm việc một mình hay theo nhóm, bạn cũng cần luyện cho mình kỹ năng giao tiếp thông minh, nhạy bén thì kết quả công việc của bản thân và của cả nhóm mới đạt mục tiêu chung, hiệu quả và hiệu suất. Thực tế cho thấy đa số những người thành công là những người có kỹ năng giao tiếp tốt, nổi bật. Vậy nên chúng ta luôn phải trau dồi, rèn luyện kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống cũng như trong công việc để nâng cao giá trị bản thân mỗi người. Cảm ơn các bạn đã đọc đến đây!